Selbstständige können Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer nur dann als Betriebsausgaben abziehen, wenn sie die Kosten ordnungsgemäß dokumentieren. Eine reine Belegsammlung reicht dafür nicht aus. Das hat der Bundesfinanzhof entschieden.
Nach Angaben des Infodienstes Recht und Steuern der LBS müssen die Ausgaben einzeln, getrennt von den übrigen Betriebsausgaben und zeitnah aufgezeichnet werden.
Freiberufler nutzte Dachgeschoss als Arbeitszimmer
In dem Fall nutzte ein selbstständig tätiger Freiberufler das Dachgeschoss seines Eigenheims als häusliches Arbeitszimmer. Die anteiligen Gebäude- und Raumkosten machte er steuerlich geltend.
Während des Jahres sammelte er die entsprechenden Rechnungen und Belege. Erst bei der Erstellung der Einkommensteuererklärung fertigte er eine Übersicht über die entstandenen Kosten an.
Das Finanzamt erkannte die Aufwendungen jedoch nur teilweise an. Im anschließenden Klageverfahren argumentierte der Steuerpflichtige, die vorhandene Belegsammlung genüge als Nachweis.
Finanzgericht versagte Betriebsausgabenabzug
Das Finanzgericht folgte dieser Argumentation nicht. Es versagte den Betriebsausgabenabzug wegen fehlender ordnungsgemäßer Aufzeichnungen.
Der Bundesfinanzhof bestätigte diese Entscheidung. Nach dem Einkommensteuergesetz müssen Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer fortlaufend und gesondert dokumentiert werden.
Zeitnahe und getrennte Aufzeichnung erforderlich
Die Aufzeichnungen können nach der Entscheidung etwa in einer besonderen Spalte der Ausgabenaufzeichnungen erfolgen. Möglich ist auch ein gesondertes schriftliches oder digitales Dokument.
Entscheidend ist, dass die Kosten zeitnah und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben erfasst werden. Eine Sammlung von Rechnungen, die erst nach Ablauf des Jahres in einer Gesamtliste zusammengeführt wird, erfüllt diese Anforderungen nicht.
Abzug kann vollständig entfallen
Fehlen die vorgeschriebenen Aufzeichnungen, kann der Betriebsausgabenabzug insgesamt entfallen. Das gilt auch dann, wenn die Kosten tatsächlich entstanden sind.
Das Urteil macht damit deutlich, dass Selbstständige bei Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer nicht nur die Belege aufbewahren sollten. Sie müssen die Kosten zusätzlich laufend und gesondert dokumentieren.
Die Entscheidung wurde unter dem Aktenzeichen VIII R 6/24 veröffentlicht.
Dieser Text basiert auf einer Pressemitteilung von Bundesgeschäftsstelle Landesbausparkassen (LBS)/Veröffentlicht am 03.08.2026 und wurde unter Zuhilfenahme von KI erstellt.
