Mal ehrlich: Eine größere Veranstaltung bzw. ein Event vom Profi organisieren lassen kann jeder. Man braucht sich um nichts zu kümmern, muss lediglich ein gut gefülltes Portemonnaie haben. Das mag die passende Lösung für geschäftliche Events sein, wenn es aber beispielsweise um eine Familienfeier oder eine Hochzeit geht, mögen viele es etwas persönlicher und kümmern sich daher lieber selbst um die Organisation. Natürlich kann (und muss) man auch hier Hilfe in Anspruch nehmen, etwa beim Anmieten eines Partyzeltes oder beim Catering, der Rest lässt sich jedoch völlig frei gestalten. Wir geben Tipps, damit alles perfekt gelingt.
Jubiläum oder Familienfeier?
Es gibt immer wieder Anlässe, die groß gefeiert werden wollen. Der eigene Wohnbereich bietet dafür meist nicht die richtigen Voraussetzungen. In einem anonymen Lokal wollen vielen Menschen aber auch nicht feiern. Was liegt also näher, als sich ein Eventzelt zu mieten? Ein solches kann man fast überall aufbauen lassen – im eigenen Garten, auf einer grünen Wiese (Genehmigung vorausgesetzt) oder am See. Eventzelte werden in allen Größen angeboten, vom kompakten Einzelzelt, wenn die Gästeschar überschaubar bleibt, bis zur kompletten Zeltlandschaft, falls ein großes Firmenjubiläum ins Haus steht. Wichtig ist, dass die Gäste sich wohlfühlen. Daher lässt sich das Interieur bei vielen Anbietern ganz nach dem persönlichen Geschmack gestalten.
Nicht vergessen werden sollte, dass auch die Küche bzw. der Cateringservice im Zelt genug Platz benötigen, um alles vorbereiten und durchführen zu können. Und auch Raucherbereiche sind einzuplanen, falls es das Wetter nicht erlaubt, diese nach draußen zu verlegen.
Zelte für die Gastronomie
Nicht nur im privaten Bereich kommen Zelte zur Bewirtung der Gäste vermehrt zum Einsatz, sondern auch in der Gastronomie. Gerade hier ist inzwischen eine hohe Flexibilität gefragt, Betreiber können sich mit einem Zelt mehr Platz und Raum für Gäste und spontane Events schaffen, was deutlich günstiger ist als das längerfristige Anmieten von entsprechenden Räumlichkeiten.
Tische & Stühle
Neben der Versorgung der Gäste mit Essen und Trinken spielen die Sitzmöglichkeiten bei Events aller Art eine ausschlaggebende Rolle. Wer möchte schon im Stehen essen und trinken? Die Auswahl verschiedener Sitzgelegenheiten ist dabei enorm vielfältig, von der klassischen Bierzeltgarnitur über günstige und praktische Stapelstühle bis hin zu hochwertigen, super-bequemen Sesseln für Business-Events.
Bei der Auswahl von Sitzmöglichkeiten spielt natürlich die Art der Veranstaltung eine zentrale Rolle. Hier ist auch die Zielgruppe entscheidend: Alter, Mobilität und besondere Bedürfnisse der Gäste, etwa Barrierefreiheit oder ergonomische Anforderungen, sollten unbedingt in die Planung mit einfließen. Und auch die Dauer des Events beeinflusst die Wahl, denn bei längeren Veranstaltungen sind bequeme und gut gepolsterte Sitzgelegenheiten unerlässlich. Und schließlich: Der verfügbare Raum und dessen Layout müssen ebenfalls bedacht werden. Sitzmöbel dürfen keinesfalls Fluchtwege beeinträchtigen oder die Bewirtung der Gäste stören.
Zu guter Letzt sind auch logistische Punkte zu berücksichtigen, u. a. Transport, Auf- und Abbau sowie Lagerung, damit die Veranstaltung sowohl für die Gäste als auch für die Organisatoren erfolgreich durchgeführt werden kann.
Eindecken & Dekorieren
Natürlich gehört zu einem gelungenen Event auch ein perfekt gedeckter Tisch. Bei vielen Caterern kann man daher die entsprechende Tischdekoration gleich mitbuchen. Dazu zählen neben dem Geschirr und den Gläsern auch Servietten, Tischdecken, Kerzenleuchter sowie Blumengebinde oder Blumen in Vasen. Ob hier einfache Papierwaren oder aber Sets mit passenden Stoffservietten zum Einsatz kommen, hängt ganz vom zur Verfügung stehenden Budget ab.
Tipp: Wer im Rahmen eines Events Gäste erwartet oder seine Familie an schön gedeckte Tische bitten will, der sollte sich nicht scheuen, mit Farben verschwenderisch umzugehen. Tische eindecken Ton-in-Ton, das war gestern. Heute kann man seiner Fantasie beim Eindecken freien Lauf lassen, denn gerade bei Events ist Auffallen angesagt. Schließlich soll doch jeder die Veranstaltung nach dem Ende noch lange in Erinnerung haben!
Spass auf der Feier? Fotoboxen und Co.
Essen, Getränke und ein schönes Zelt sind die halbe Miete – aber richtig rund wird’s meist erst mit einem Programmpunkt, der alle zusammenbringt. Fotoboxen sind ein Volltreffer: Sie laufen nebenbei, sorgen ohne großen Aufwand für Lacher und liefern ganz nebenbei Erinnerungsfotos für Gäste und Gastgeber. Mit ein paar Requisiten (Hüte, Brillen, Schilder) und einem gut gewählten Hintergrund wirkt das Ganze sofort wie ein „Event“, ohne geschniegelt zu sein. Wer’s abwechslungsreicher mag, setzt zusätzlich auf Dinge wie ein Gästebuch mit Sofortbildern, eine kleine Spiele-Ecke (auch für Erwachsene!), einen DIY-Cocktail- oder Candy-Tisch oder eine Playlist, bei der Gäste vorab Musikwünsche abgeben können. Wichtig ist nur: Nicht alles gleichzeitig – lieber zwei, drei Highlights, die zur Feier passen, als ein überladenes „Unterhaltungsprogramm“, das am Ende keiner nutzt.
Fazit
Eine Feier selbst zu organisieren heißt nicht, dass man alles alleine stemmen muss – es heißt hauptsächlich, dass man den Ton vorgibt. Ein Eventzelt macht dabei unglaublich viel möglich: Es schafft Platz, wirkt persönlicher als ein anonymes Lokal und lässt sich so gestalten, dass sich die Gäste vom ersten Moment an willkommen fühlen. Entscheidend ist, früh an die praktische Seite zu denken: genug Fläche für Catering und Abläufe, sinnvolle Wege, ein Plan für Raucherbereiche und natürlich ein Setup, das auch bei Wetterwechseln entspannt bleibt.
Beim Mobiliar zeigt sich schnell, wie sehr Komfort die Stimmung beeinflusst. Wer gut sitzt, bleibt länger, unterhält sich mehr und fühlt sich einfach wohler. Dazu kommt ein stimmiger Tisch: Dekoration muss nicht teuer sein, aber sie sollte bewusst gewählt werden. Farben, Kerzen, Blumen und passende Textilien machen aus „wir stellen was hin“ ein echtes Festgefühl – und dürfen ruhig mutig sein, wenn der Anlass danach verlangt.
Letztlich entsteht eine gelungene Feier aus einem klaren Grundgerüst (Zelt, Verpflegung, Sitzplätze, Ablauf) und ein paar persönlichen Highlights, die zu euch und euren Gästen passen – egal ob Fotobox, Gästebuch oder kleine Aktionen nebenbei. Wenn Planung, Wohlfühl-Atmosphäre und ein bisschen Unterhaltung zusammenspielen, wird aus einer Veranstaltung nicht nur ein Termin im Kalender, sondern ein Tag, über den man noch lange spricht.
